SIDO
SIDO är en digital uppgiftsskärm som är en del av SawInfo.
Några nyckelfunktioner:
- Alla typer av schemalagda uppgifter.
- Enkel att använda
- Molnbaserat
- Felrapportering/tillbudsrapportering
- Instruktioner/rutiner
SIDO kan köras på datorer, mobiltelefoner och surfplattor. Ingen installation behövs eftersom allt körs i webbläsaren.
Uppdragsskärmen
På uppdragsskärmen visas de uppdrag som är aktuella för den valda avdelningen.
Uppdragsskärmen är indelad i avdelningar och områden. Uppdragen har olika färg beroende på status på uppdraget.
- Grön
Genomfört och kvitterat uppdrag - Vit
Uppdrag som är öppna att jobba med. Dessa ligger inom ett tidsspann som man vill att uppdraget ska genomföras inom. - Gul
Uppdrag som är pågående - Röd
Försenade uppdrag. Dessa skulle redan ha varit utförda men är försenade av en eller annan anledning, - Blå
Uppdrag som är planerade att starta i framtiden men där man inte får påbörja arbetet ännu.
Hur lång tid och hur många genomförda (grön) uppdrag visas och hur långt fram i framtiden ett kommande uppdrag (blå) ska visas kan man ställa in generellt på en avdelning eller individuellt på ett uppdrag.
Om man har schemalagt ett uppdrag som ska göras i vissa intervaller så kommer nästa uppdrag att skapas i samband med att man kvitterar uppdraget.
Det finns även enskilda uppdrag (engångsuppdrag) som bara ska göras en gång och dessa kommer således inte att skapa några nya uppdrag.
Instruktioner
Under instruktioner kan man samla olika typer av information som man vill att personalen ska ta del av. Det kan vara till exempel säkerhetsföreskrifter, arbetsinstruktioner, manualer, eller annan nyttig information.
Man bestämmer själv på vilka avdelningar en instruktion ska visas samt om den är obligatorisk eller inte. Det går också att dela in instruktionerna i olika kategorier så att de presenteras logiskt på sidan.
Driftstopp
Driftstopp är en speciell uppdragstyp som är tänkt att man kan utföra i händelse av att produktionen till exempel står stilla av en eller annan anledning. Det kan vara underhållsuppdrag som man inte kan genomföra när produktionen är i gång, eller maskinunderhåll som bara kan genomföras vid ett driftstopp.
Ärenden
Från alla sidor är det enkelt att komma åt formulär för att rapportera in olika typer av ärenden. Dessa kan vara av typen Felrapporter, Förbättringsförslag, Riskobservationer, Tillbud och Olyckor.
Beroende på typ så öppnas ett formulär där man har möjlighet att skriva in text som beskriver ärendet samt bifoga bilder.
Ärendet hamnar dels på administrationssidan där man kan ta hand om det och gå vidare med lämplig åtgärd, dels som ett e-postmeddelande som skickas till ansvarig för avdelningen eller den som är utsedd som ärendeansvarig.
Leanboard
På en leanboard kan en överblick av till exempel hur många uppdrag som är genomförda, pågående, eller försenade. Det går också att visa felrapporter, olyckor och tillbud på ett övergripande och grafiskt sätt. Det går att själv skapa leanboards med vissa givna byggblock på administrationssidan.
Uppdrag
När man från uppdragsskärmen klickar på ett uppdrag öppnas det och detaljerad information om uppdraget visas. Till ett uppdrag kan man koppla en checklista som innehåller ett antal punkter som man kan klicka i. Det går också att lägga till ett antal inmatningsfält där man kan fylla i uppgifter som ska rapporteras in tillsammans med uppdraget.
Det går att skriva in och bifoga bilder till noteringar när man jobbar med uppdragen.
När man kryssar i en ruta på en checklista eller skriver in något i ett inmatningsfält eller notering så sparas detta direkt. Man behöver alltså inte trycka på någon spara-knapp.
Ett bildspel kan visa vad som man förväntas göra på uppdraget. Dokument eller länkar till mer information kan man också presentera.
Avvikelser går att rapportera in på ett uppdrag. Från avvikelser går det sedan att skapa nya uppdrag för att åtgärda dessa.
När man är klar med sitt uppdrag kvitterar man det och anger vem som har utfört uppdraget. Om det är ett schemalagt uppdrag kommer nästa uppdrag att skapas baserat på inställningarna på uppdragsdefinitionen för det aktuella uppdraget.
Administrationsskärmen
När man skapar uppdrag är det några saker man måste sätta upp först. Det måste finnas avdelningar och områden, samt personal som ska kvittera uppdragen. Har man verksamhet på olika geografiska platser och vill använda samma avdelningsnamn så kan man separera dem genom att skapa platser som en övre nivå. En plats kan ha en eller flera avdelningar där varje avdelning kan ha en eller flera områden.
Allmänt
På administrationssidorna presenteras innehållet i listor i tabeller. Dessa tabeller går att sortera genom att klicka på rubriken för den kolumn man vill sortera efter. Klicka igen för att sortera i omvänd ordning. Vissa tabeller har även funktioner för att exportera innehållet till Excel, kopiera eller skriva ut det. Det går också att dölja kolumner i vissa tabeller.
Det går också att välja hur många resultat som ska visas samt möjlighet att söka i den aktuella tabellen.
Knappar som används för att arbeta med innehållet är följande (Redigera – Kopiera – Radera):
Många av inställningarna i denna del (avdelningar, områden, personal mm. är beroende av varandra. Därför kan det vara nödvändigt att uppdatera dessa i olika omgångar. Lägger man till exempel in en avdelning men det saknas områden så måste man lägga till områden och sedan gå tillbaka till avdelningen för att välja dem.
Platser
En geografisk plats består bara av ett namn samt möjlighet att ange en ansvarig. Platserna används enbart på administrationssidorna för att särskilja avdelningar, områden, uppdrag, mm.
Behöver bara användas om man vill dela in avdelningarna på olika geografiska platser. En plats kan ha en eller flera avdelningar. Normalt behöver man bara använda platser om man vill namnge avdelningar på samma sätt på olika siter.
Avdelningar
Varje avdelning tilldelas personal som jobbar på avdelningen och som ska kunna kvittera uppdrag. Man väljer också vilka områden som ska vara valbara för avdelningen.
På uppdragsskärmen kan man växla mellan de olika avdelningar som är upplagda på användaren som är inloggad.
Det första man anger på en avdelning är vilket namn som avdelningen ska ha. Sedan anger man vem som är ansvarig (från lista med systemansvariga) samt kryssar i om man vill få aviseringar vid inrapporterade ärenden.
För visning på uppdragsskärmen kan man välja om man vill ha två-kolumns layout eller om varje område ska visas på en egen rad.
Man kan även ange en sorteringsordning för avdelningarna. Det är ordningen i listan med avdelningar som man kan välja på uppdragsskärmen. Om man inte anger något eller om flera avdelningar har samma nummer så kommer det att sorteras efter namnet i stället.
Om man vill skicka aviseringar till någon annan än den som är ansvarig för avdelningen så kan man ange e-postadresser för valda typer. Om man vill skicka till flera adresser kan man avgränsa e-postadresserna med ett semikolon.
Uppdragen som visas på uppdragsskärmen har några olika statusar beroende på om de är pågående, försenade, kommande, etc. och här kan man bestämma hur dessa ska visas.
Antalet utförda uppdrag är de gröna uppdragen som är kvitterade på uppdragsskärmen. Här kan man ange hur många sådana som ska maximalt ska visas samtidigt. Man kan även ställa in hur lång tid dessa ska visas. På samma sätt kan man välja om man ska se kommande uppdrag och hur långt innan man ska se dessa. Man kan även sätta detta på uppdragsdefinitionen och då är det den som kommer att gälla.
Det går också att ställa in hur ofta uppdragsskärmen ska uppdateras automatiskt.
Sedan väljer man vilka om råden som ska finnas på avdelningen samt vilken personal som ska kunna kvittera uppdrag på avdelningens uppdragsskärm. Har man inte lagt upp några områden eller personal måste man göra detta och sedan uppdatera avdelningen igen.
Det är även möjligt att välja vilka menyfunktioner som ska finnas på uppdragsskärmen för den valda avdelningen. Normalfallet är att alla alternativ är valda.
Områden
Områden är ett sätt att dela in avdelningen ytterligare vid planering av uppdrag. Man kan tänka sig att det finns en avdelning för alla fordon och då skulle varje fordon eller fordonstyp kunna vara ett eget område.
Ett område är en undergruppering till en avdelning. En avdelning kan således innehålla flera områden. Ett område kan tillhöra flera avdelningar. Man kan till exempel tänka sig att det finns en avdelning för alla fordon och då skulle varje fordon eller fordonstyp kunna vara ett eget område.
På samma sätt som för avdelningar anger man ett namn och vem som är ansvarig.
Det går att knyta ett område till en geografisk plats, och då kommer man bara att kunna välja området på avdelningar med samma plats.
Sorteringsordningen kan man använda sig av om man vill presentera områdena i en speciell ordning, annars sorteras de på nanm.
På områden kan man även välja vilka avvikelsegrupper som ska finnas tillgängliga för avvikelserapportering. Avvikelsegrupper skapas under menyalternativet Avvikelser.
Platser – Avdelningar – Områden, ett exempel
Scenario 1
Man har bara verksamhet på en plats. Här vill man utföra fordonskontroll på truckar och hjullastare.
Först skapar man en avdelning, Fordon, och sedan två områden, Truck och Hjullastare.
När man skapar ett uppdrag så väljer man avdelning och då kommer områden kopplade till den avdelningen att gå välja.
Scenario 2
Verksamheten finns på två olika geografiska platser (Ort 1 och Ort 2). På dessa platser vill man utföra fordonskontroll på truckar och hjullastare.
I detta fall lägger man upp två platser, Ort 1 och Ort 2. Sedan lägger man upp en avdelning Fordon på respektive plats. Det kommer alltså att finnas två fordons-avdelningar, men de är kopplade till var sin plats. På samma sätt läggs områdena Truck och Hjullastare upp. Dessa är också kopplade till platsen vilket gör att det totalt kommer att finnas fyra områden.
När man senare skapar ett uppdrag och väljer en plats kommer den platsens avdelningar att bli valbara. När man väljer avdelning kommer avdelningens områden att vara valbara.
Roller
På uppdragsskärmen kan man gruppera uppdragen antingen per område eller per roll. Personal kan tillhöra en eller flera roller.
När man skapar ett uppdrag kan man välja att enbart personal inom en viss roll får kvittera ett uppdrag.
En roll kan också vara ansvarig för ett uppdrag och då får alla i rollen aviseringar om man inte ställt in något annat på avdelningen.
När man redigerar en roll väljer man de personer som ska ingå.
Personal
Alla som ska kunna kvittera uppdrag läggs upp under personal. En person kan tillhöra en eller flera avdelningar samt ingå i en eller flera roller.
Ange namn, e-post samt välj vilka avdelningar som personen ska få tillgång till. Plats styr vilka avdelningar som visas i listan och används bara om man jobbar med flera olika geografiska platser.
Här väljer man också vilka roller som personen ska tillhöra.
Till sist kan man ange en pinkod som personen ska använda för att kvittera instruktioner och uppdrag om dessa kräver det.
Avvikelser
När man vill rapportera in en avvikelse på ett uppdrag måste man välja en avvikelseorsak. Dessa avvikelseorsaker grupperar man i en avvikelsegrupp som sedan kan kopplas till ett eller flera områden. När man sedan är inne på ett uppdrag och vill rapportera in en avvikelse så får man välja bland de avvikelseorsaker som är kopplade till det aktuella uppdraget genom dess område.
Man kan till exempel ha en avvikelsegrupp som heter ”Personalbrist” som innehåller avvikelseorsakerna ”Sjukdom”, ”Semester”, ”Övrigt”.
Genom att avvikelserna är grupperade på det här sättet går det att skapa rapporter där man kan se vilka orsaker som skapar flest avvikelser till exempel.