SIDO

SIDO är en digital uppgiftsskärm som är en del av SawInfo.

Några nyckelfunktioner:

• Alla typer av schemalagda uppgifter.
• Enkel att använda
• Molnbaserat
• Felrapportering/tillbudsrapportering
• Instruktioner/rutiner

SIDO kan köras på datorer, mobiltelefoner och surfplattor. Ingen installation behövs eftersom allt körs i webbläsaren.

Uppdragsskärmen

På uppdragsskärmen visas de uppdrag som är aktuella för den valda avdelningen.

Uppdragsskärmen är indelad i avdelningar och områden. Uppdragen har olika färg beroende på status på uppdraget.

• Grön
  Genomfört och kvitterat uppdrag
• Vit
  Uppdrag som är öppna att jobba med. Dessa ligger inom ett tidsspann som man vill att uppdraget ska genomföras inom.
• Gul
  Uppdrag som är pågående
• Röd
  Försenade uppdrag. Dessa skulle redan ha varit utförda men är försenade av en eller annan anledning,
• Blå
  Uppdrag som är planerade att starta i framtiden men där man inte får påbörja arbetet ännu.

Hur lång tid och hur många genomförda (grön) uppdrag visas och hur långt fram i framtiden ett kommande uppdrag (blå) ska visas kan man ställa in generellt på en avdelning eller individuellt på ett uppdrag.

Om man har schemalagt ett uppdrag som ska göras i vissa intervaller så kommer nästa uppdrag att skapas i samband med att man kvitterar uppdraget.

Det finns även enskilda uppdrag (engångsuppdrag) som bara ska göras en gång och dessa kommer således inte att skapa några nya uppdrag.

Instruktioner

Under instruktioner kan man samla olika typer av information som man vill att personalen ska ta del av. Det kan vara till exempel säkerhetsföreskrifter, arbetsinstruktioner, manualer, eller annan nyttig information.

Man bestämmer själv på vilka avdelningar en instruktion ska visas samt om den är obligatorisk eller inte. Det går också att dela in instruktionerna i olika kategorier så att de presenteras logiskt på sidan.

Driftstopp

Driftstopp är en speciell uppdragstyp som är tänkt att man kan utföra i händelse av att produktionen till exempel står stilla av en eller annan anledning. Det kan vara underhållsuppdrag som man inte kan genomföra när produktionen är i gång, eller maskinunderhåll som bara kan genomföras vid ett driftstopp.

Ärenden

Från alla sidor är det enkelt att komma åt formulär för att rapportera in olika typer av ärenden. Dessa kan vara av typen Felrapporter, Förbättringsförslag, Riskobservationer, Tillbud och Olyckor.

Beroende på typ så öppnas ett formulär där man har möjlighet att skriva in text som beskriver ärendet samt bifoga bilder.

Ärendet hamnar dels på administrationssidan där man kan ta hand om det och gå vidare med lämplig åtgärd, dels som ett e-postmeddelande som skickas till ansvarig för avdelningen eller den som är utsedd som ärendeansvarig.

Leanboard

På en leanboard kan en överblick av till exempel hur många uppdrag som är genomförda, pågående, eller försenade. Det går också att visa felrapporter, olyckor och tillbud på ett övergripande och grafiskt sätt. Det går att själv skapa leanboards med vissa givna byggblock på administrationssidan.

Uppdrag

När man från uppdragsskärmen klickar på ett uppdrag öppnas det och detaljerad information om uppdraget visas. Till ett uppdrag kan man koppla en checklista som innehåller ett antal punkter som man kan klicka i. Det går också att lägga till ett antal inmatningsfält där man kan fylla i uppgifter som ska rapporteras in tillsammans med uppdraget.

Det går att skriva in och bifoga bilder till noteringar när man jobbar med uppdragen.

När man kryssar i en ruta på en checklista eller skriver in något i ett inmatningsfält eller notering så sparas detta direkt. Man behöver alltså inte trycka på någon spara-knapp.

Ett bildspel kan visa vad som man förväntas göra på uppdraget. Dokument eller länkar till mer information kan man också presentera.

Avvikelser går att rapportera in på ett uppdrag. Från avvikelser går det sedan att skapa nya uppdrag för att åtgärda dessa.

När man är klar med sitt uppdrag kvitterar man det och anger vem som har utfört uppdraget. Om det är ett schemalagt uppdrag kommer nästa uppdrag att skapas baserat på inställningarna på uppdragsdefinitionen för det aktuella uppdraget.

Administrationsskärmen

När man skapar uppdrag är det några saker man måste sätta upp först. Det måste finnas avdelningar och områden, samt personal som ska kvittera uppdragen. Har man verksamhet på olika geografiska platser och vill använda samma avdelningsnamn så kan man separera dem genom att skapa platser som en övre nivå. En plats kan ha en eller flera avdelningar där varje avdelning kan ha en eller flera områden.

Allmänt

På administrationssidorna presenteras innehållet i listor i tabeller. Dessa tabeller går att sortera genom att klicka på rubriken för den kolumn man vill sortera efter. Klicka igen för att sortera i omvänd ordning. Vissa tabeller har även funktioner för att exportera innehållet till Excel, kopiera eller skriva ut det. Det går också att dölja kolumner i vissa tabeller.

Det går också att välja hur många resultat som ska visas samt möjlighet att söka i den aktuella tabellen.

Knappar som används för att arbeta med innehållet är följande (Redigera – Kopiera – Radera):

Många av inställningarna i denna del (avdelningar, områden, personal mm. är beroende av varandra. Därför kan det vara nödvändigt att uppdatera dessa i olika omgångar. Lägger man till exempel in en avdelning men det saknas områden så måste man lägga till områden och sedan gå tillbaka till avdelningen för att välja dem.

Platser

En geografisk plats består bara av ett namn samt möjlighet att ange en ansvarig. Platserna används enbart på administrationssidorna för att särskilja avdelningar, områden, uppdrag, mm.

Behöver bara användas om man vill dela in avdelningarna på olika geografiska platser. En plats kan ha en eller flera avdelningar. Normalt behöver man bara använda platser om man vill namnge avdelningar på samma sätt på olika siter.

Avdelningar

Varje avdelning tilldelas personal som jobbar på avdelningen och som ska kunna kvittera uppdrag. Man väljer också vilka områden som ska vara valbara för avdelningen.

På uppdragsskärmen kan man växla mellan de olika avdelningar som är upplagda på användaren som är inloggad.

Det första man anger på en avdelning är vilket namn som avdelningen ska ha. Sedan anger man vem som är ansvarig (från lista med systemansvariga) samt kryssar i om man vill få aviseringar vid inrapporterade ärenden.

För visning på uppdragsskärmen kan man välja om man vill ha två-kolumns layout eller om varje område ska visas på en egen rad.

Man kan även ange en sorteringsordning för avdelningarna. Det är ordningen i listan med avdelningar som man kan välja på uppdragsskärmen. Om man inte anger något eller om flera avdelningar har samma nummer så kommer det att sorteras efter namnet i stället.

Om man vill skicka aviseringar till någon annan än den som är ansvarig för avdelningen så kan man ange e-postadresser för valda typer. Om man vill skicka till flera adresser kan man avgränsa e-postadresserna med ett semikolon.

Uppdragen som visas på uppdragsskärmen har några olika statusar beroende på om de är pågående, försenade, kommande, etc. och här kan man bestämma hur dessa ska visas.

Antalet utförda uppdrag är de gröna uppdragen som är kvitterade på uppdragsskärmen. Här kan man ange hur många sådana som ska maximalt ska visas samtidigt. Man kan även ställa in hur lång tid dessa ska visas. På samma sätt kan man välja om man ska se kommande uppdrag och hur långt innan man ska se dessa. Man kan även sätta detta på uppdragsdefinitionen och då är det den som kommer att gälla.

Det går också att ställa in hur ofta uppdragsskärmen ska uppdateras automatiskt.

Sedan väljer man vilka om råden som ska finnas på avdelningen samt vilken personal som ska kunna kvittera uppdrag på avdelningens uppdragsskärm. Har man inte lagt upp några områden eller personal måste man göra detta och sedan uppdatera avdelningen igen.

Det är även möjligt att välja vilka menyfunktioner som ska finnas på uppdragsskärmen för den valda avdelningen. Normalfallet är att alla alternativ är valda.

Områden

Områden är ett sätt att dela in avdelningen ytterligare vid planering av uppdrag. Man kan tänka sig att det finns en avdelning för alla fordon och då skulle varje fordon eller fordonstyp kunna vara ett eget område.

Ett område är en undergruppering till en avdelning. En avdelning kan således innehålla flera områden. Ett område kan tillhöra flera avdelningar. Man kan till exempel tänka sig att det finns en avdelning för alla fordon och då skulle varje fordon eller fordonstyp kunna vara ett eget område.

På samma sätt som för avdelningar anger man ett namn och vem som är ansvarig.

Det går att knyta ett område till en geografisk plats, och då kommer man bara att kunna välja området på avdelningar med samma plats.

Sorteringsordningen kan man använda sig av om man vill presentera områdena i en speciell ordning, annars sorteras de på nanm.

På områden kan man även välja vilka avvikelsegrupper som ska finnas tillgängliga för avvikelserapportering. Avvikelsegrupper skapas under menyalternativet Avvikelser.

Platser – Avdelningar – Områden, ett exempel

Scenario 1

Man har bara verksamhet på en plats. Här vill man utföra fordonskontroll på truckar och hjullastare.

Först skapar man en avdelning, Fordon, och sedan två områden, Truck och Hjullastare.

När man skapar ett uppdrag så väljer man avdelning och då kommer områden kopplade till den avdelningen att gå välja.

Scenario 2

Verksamheten finns på två olika geografiska platser (Ort 1 och Ort 2). På dessa platser vill man utföra fordonskontroll på truckar och hjullastare.

I detta fall lägger man upp två platser, Ort 1 och Ort 2. Sedan lägger man upp en avdelning Fordon på respektive plats. Det kommer alltså att finnas två fordons-avdelningar, men de är kopplade till var sin plats. På samma sätt läggs områdena Truck och Hjullastare upp. Dessa är också kopplade till platsen vilket gör att det totalt kommer att finnas fyra områden.

När man senare skapar ett uppdrag och väljer en plats kommer den platsens avdelningar att bli valbara. När man väljer avdelning kommer avdelningens områden att vara valbara.

Roller

På uppdragsskärmen kan man gruppera uppdragen antingen per område eller per roll. Personal kan tillhöra en eller flera roller.

När man skapar ett uppdrag kan man välja att enbart personal inom en viss roll får kvittera ett uppdrag.

En roll kan också vara ansvarig för ett uppdrag och då får alla i rollen aviseringar om man inte ställt in något annat på avdelningen.

När man redigerar en roll väljer man de personer som ska ingå.

Personal

Alla som ska kunna kvittera uppdrag läggs upp under personal. En person kan tillhöra en eller flera avdelningar samt ingå i en eller flera roller.

Ange namn, e-post samt välj vilka avdelningar som personen ska få tillgång till. Plats styr vilka avdelningar som visas i listan och används bara om man jobbar med flera olika geografiska platser.

Här väljer man också vilka roller som personen ska tillhöra.

Till sist kan man ange en pinkod som personen ska använda för att kvittera instruktioner och uppdrag om dessa kräver det.

Avvikelser

När man vill rapportera in en avvikelse på ett uppdrag måste man välja en avvikelseorsak. Dessa avvikelseorsaker grupperar man i en avvikelsegrupp som sedan kan kopplas till ett eller flera områden. När man sedan är inne på ett uppdrag och vill rapportera in en avvikelse så får man välja bland de avvikelseorsaker som är kopplade till det aktuella uppdraget genom dess område.

Man kan till exempel ha en avvikelsegrupp som heter ”Personalbrist” som innehåller avvikelseorsakerna ”Sjukdom”, ”Semester”, ”Övrigt”.

Genom att avvikelserna är grupperade på det här sättet går det att skapa rapporter där man kan se vilka orsaker som skapar flest avvikelser till exempel.

Arbetsschema

Ett arbetsschema använder man för att beräkna arbetstid när man schemalägger ett uppdrag. I schemat lägger man in tider som är arbetstid och tider som inte ska vara arbetstid. På så sätt kan man skapa uppdrag som bara hamnar på arbetstid. Har man ett uppdrag som ska utföras efter ett visst antal arbetstimmar är också arbetsschemat ett sätt att beräkna när nästa uppdrag ska skapas.

När man redigerar ett arbetsschema lägger man in en eller flera aktiviteter som har en given starttid, längd och intervall. Man anger också om det ska räknas som arbetstid eller inte. Ordningen på aktiviteterna styr vilken prioritet de har när arbetstid ska beräknas.

Varje aktivitet har ett namn och en valfri beskrivning. Man anger sedan när aktiviteten ska starta (första gången) samt hur länge vi ska fortsätta att generera denna aktivitet i framtiden (har alltså inget med hur lång själva aktiviteten är).

Längden på aktiviteten anger hur lång den är och repeteras anger vilket intervall aktiviteten ska genereras. Sedan anger man om det ska vara arbetstid eller inte.

Det går att skapa scheman på olika sätt, här följer ett exempel på hur man kan lägga upp ett enkelt dagsschema.

I det här fallet har vi först lagt upp all tid som inte är arbetstid. Helgen startar på fredag 16:00 och pågår i 63 timmar till måndag 07:00. Sedan har vi tre raster under dagen och till sist har vi lagt in arbetstid mellan 07:00 och 16:00. Eftersom arbetstiden har lägst prioritet kommer alla raster att ta bort arbetstid under dagen och helgen. Så här ser schemat ut baserat på dessa aktiviteter.

De ljusblåa fälten är arbetstid medan de mörkblå är rast/helg.

Genom att använda ett arbetsschema när man planerar sina schemalagda uppdrag kan man vara säker på att uppdragen bara skapas på arbetstid och att inga uppdrag skapas när de inte ska skapas.

Checklistor

En checklista innehåller en eller flera punkter. Samma checklista går att använda på flera olika uppdrag.

Det finns två olika typer av checklistor:

• Checkbox (flerval)
  En punkt i checklistan kan ha tre olika status: ej ikryssad, ikryssad ok, ikryssad ej ok.
  När man klickar i en punkt på en checklista blir den markerad med en grön bock. Om man klickar på samma punkt igen så blir den markerad med ett rött streck. På så sätt kan man se vilka punkter som har blivit ikryssade samt vilka som är ok och vilka som inte är ok.
  

• Radio (enkelt val)
  Till skillnad från checkbox så kan man i radio-listan bara välja ett alternativ.
  

Det är också möjligt att välja att checklistan ska vara obligatorisk. Det innebär att alla punkter måste vara iklickade för att man ska kunna kvittera uppdraget. Väljer man att checklistan ska vara obligatorisk så kommer det att gälla på alla uppdrag som använder sig av checklistan.

Inmatningsmall

Om man vill samla in uppgifter i samband med rapportering av ett uppdrag kan man skapa en inmatningsmall med ett eller flera inmatningsfält. På samma sätt som checklistor kan man använda en inmatningsmall till flera uppdrag.

Här kan man sätta att en eller flera inmatningsfält ska vara obligatoriska. Då måste man fylla i något i dessa fält för att kunna kvittera ett uppdrag. Det gäller på alla uppdrag som använder sig av inmatningsmallen.

Instruktionskategori

På samma sätt som man kan använda områden för att dela in uppdrag på en avdelning, kan man använda instruktionskategorier för att dela in instruktioner i olika kategorier.

Användarmanual

SIDO Administration

SIDO Display