SIDO
SIDO is a digital task display that is part of SawInfo.
Some key features:
- All types of scheduled tasks.
- Easy to use
- Cloud-based
- Error/incident reporting
- Instructions/routines
SIDO can be run on computers, mobile phones and tablets. No installation is required as everything runs in the browser.
Assignments screen
The assignments screen displays the assignments that are current for the selected department.
The assignments screen is divided into departments and areas. The missions have different colors depending on the status of the mission.
- Green
Completed and acknowledged assignment - White
Assignments that are open to work on. These are within a time frame that you want the assignment to be completed within. - yellow
Ongoing assignments - Red
Delayed assignments. These should have already been completed but are delayed for one reason or another. - Blue
Assignments that are planned to start in the future but where work cannot begin yet.
How long and how many completed (green) assignments are displayed and how far into the future an upcoming assignment (blue) should be displayed can be set generally for a department or individually for an assignment.
If you have scheduled a task to be done at certain intervals, the next task will be created when you acknowledge the task.
There are also individual assignments (one-time assignments) that only need to be done once and will therefore not create any new assignments.
Instructions
Under instructions, you can collect different types of information that you want your staff to have access to. This could include safety regulations, work instructions, manuals, or other useful information.
You decide for yourself in which departments an instruction should be displayed and whether it is mandatory or not. You can also divide the instructions into different categories so that they are presented logically on the page.
Downtime
Downtime is a special type of task that is intended to be performed in the event that production, for example, comes to a standstill for one reason or another. It can be maintenance tasks that cannot be performed while production is running, or machine maintenance that can only be performed during a downtime.
Issues
From all pages, it is easy to access forms for reporting different types of issues. These can be of the type Error Reports, Improvement Suggestions, Risk Observations, Incidents and Accidents.
Depending on the type, a form will open where you can enter text describing the case and attach images.
The case ends up on the administration page where it can be taken care of and taken further with appropriate action, and as an email message that is sent to the person responsible for the department or the person designated as the case manager.
Leanboard
On a leanboard, you can get an overview of, for example, how many assignments are completed, ongoing, or delayed. It is also possible to display error reports, accidents, and incidents in an overall and graphical way. It is possible to create leanboards yourself with certain given building blocks on the administration side.
Assignments
When you click on a task from the task screen, it opens and detailed information about the task is displayed. A checklist can be linked to a task that contains a number of items that you can click on. It is also possible to add a number of input fields where you can fill in information that should be reported together with the task.
It is possible to enter and attach images to notes when working on assignments.
When you check a box on a checklist or type something into an input field or note, it is saved immediately. So you don't have to press a save button.
A slideshow can show what you are expected to do on the assignment. Documents or links to more information can also be presented.
Deviations can be reported to an assignment. From deviations, new assignments can then be created to address them.
When you are finished with your assignment, you acknowledge it and indicate who has completed the assignment. If it is a scheduled assignment, the next assignment will be created based on the settings in the assignment definition for the current assignment.
Administration screen
When creating assignments, there are a few things you need to set up first. There must be departments and areas, as well as personnel who will sign off on the assignments. If you have operations in different geographical locations and want to use the same department name, you can separate them by creating locations as a top level. A location can have one or more departments, where each department can have one or more areas.
In general
On the administration pages, the content is presented in lists in tables. These tables can be sorted by clicking on the header of the column you want to sort by. Click again to sort in reverse order. Some tables also have functions for exporting the content to Excel, copying or printing it. It is also possible to hide columns in some tables.
It is also possible to choose how many results to display and the option to search in the current table.
Buttons used to work with the content are as follows (Edit – Copy – Delete):
Many of the settings in this section (departments, areas, personnel, etc.) are dependent on each other. Therefore, it may be necessary to update these in different rounds. For example, if you add a department but there are no areas, you must add areas and then go back to the department to select them.
Locations
A geographic location consists of only a name and the option to specify a person in charge. The locations are only used on the administration pages to distinguish departments, areas, assignments, etc.
Only needed if you want to divide the departments into different geographical locations. A location can have one or more departments. Normally you only need to use locations if you want to name departments the same way across different sites.
Departments
Each department is assigned staff who work in the department and who will be able to sign off on assignments. You also choose which areas will be eligible for the department.
On the assignment screen, you can switch between the different departments that are assigned to the logged-in user.
The first thing you specify for a department is what name the department should have. Then you specify who is responsible (from a list of system administrators) and check if you want to receive notifications for reported cases.
For display on the mission screen, you can choose whether you want a two-column layout or whether each area should be displayed on its own row.
You can also specify a sort order for the departments. This is the order in the list of departments that you can choose on the mission screen. If you do not specify one or if several departments have the same number, it will be sorted by name instead.
If you want to send notifications to someone other than the person responsible for the department, you can enter email addresses for selected types. If you want to send to multiple addresses, you can separate the email addresses with a semicolon.
The assignments that are displayed on the assignments screen have a few different statuses depending on whether they are ongoing, delayed, upcoming, etc. and here you can decide how these should be displayed.
The number of completed assignments are the green assignments that are acknowledged on the assignment screen. Here you can specify how many of these should be displayed at the same time. You can also set how long these should be displayed for. In the same way, you can choose whether to see upcoming assignments and how long before you see them. You can also set this on the assignment definition and then that will be the one that will apply.
You can also set how often the assignment screen should automatically update.
Then you choose which areas should be in the department and which personnel should be able to acknowledge assignments on the department's assignment screen. If you have not set up any areas or personnel, you must do this and then update the department again.
It is also possible to choose which menu functions should be available on the mission screen for the selected department. Normally, all options are selected.
Areas
Areas are a way to further divide the department when planning assignments. You could imagine having a department for all vehicles and then each vehicle or vehicle type could be its own area.
An area is a subgroup of a department. A department can therefore contain several areas. An area can belong to several departments. For example, you can imagine that there is a department for all vehicles and then each vehicle or vehicle type could be its own area.
På samma sätt som för avdelningar anger man ett namn och vem som är ansvarig.
Det går att knyta ett område till en geografisk plats, och då kommer man bara att kunna välja området på avdelningar med samma plats.
Sorteringsordningen kan man använda sig av om man vill presentera områdena i en speciell ordning, annars sorteras de på nanm.
På områden kan man även välja vilka avvikelsegrupper som ska finnas tillgängliga för avvikelserapportering. Avvikelsegrupper skapas under menyalternativet Avvikelser.
Platser – Avdelningar – Områden, ett exempel
Scenario 1
Man har bara verksamhet på en plats. Här vill man utföra fordonskontroll på truckar och hjullastare.
Först skapar man en avdelning, Fordon, och sedan två områden, Truck och Hjullastare.
När man skapar ett uppdrag så väljer man avdelning och då kommer områden kopplade till den avdelningen att gå välja.
Scenario 2
Verksamheten finns på två olika geografiska platser (Ort 1 och Ort 2). På dessa platser vill man utföra fordonskontroll på truckar och hjullastare.
I detta fall lägger man upp två platser, Ort 1 och Ort 2. Sedan lägger man upp en avdelning Fordon på respektive plats. Det kommer alltså att finnas två fordons-avdelningar, men de är kopplade till var sin plats. På samma sätt läggs områdena Truck och Hjullastare upp. Dessa är också kopplade till platsen vilket gör att det totalt kommer att finnas fyra områden.
När man senare skapar ett uppdrag och väljer en plats kommer den platsens avdelningar att bli valbara. När man väljer avdelning kommer avdelningens områden att vara valbara.
Roller
På uppdragsskärmen kan man gruppera uppdragen antingen per område eller per roll. Personal kan tillhöra en eller flera roller.
När man skapar ett uppdrag kan man välja att enbart personal inom en viss roll får kvittera ett uppdrag.
En roll kan också vara ansvarig för ett uppdrag och då får alla i rollen aviseringar om man inte ställt in något annat på avdelningen.
När man redigerar en roll väljer man de personer som ska ingå.
Personal
Alla som ska kunna kvittera uppdrag läggs upp under personal. En person kan tillhöra en eller flera avdelningar samt ingå i en eller flera roller.
Ange namn, e-post samt välj vilka avdelningar som personen ska få tillgång till. Plats styr vilka avdelningar som visas i listan och används bara om man jobbar med flera olika geografiska platser.
Här väljer man också vilka roller som personen ska tillhöra.
Till sist kan man ange en pinkod som personen ska använda för att kvittera instruktioner och uppdrag om dessa kräver det.
Avvikelser
När man vill rapportera in en avvikelse på ett uppdrag måste man välja en avvikelseorsak. Dessa avvikelseorsaker grupperar man i en avvikelsegrupp som sedan kan kopplas till ett eller flera områden. När man sedan är inne på ett uppdrag och vill rapportera in en avvikelse så får man välja bland de avvikelseorsaker som är kopplade till det aktuella uppdraget genom dess område.
Man kan till exempel ha en avvikelsegrupp som heter ”Personalbrist” som innehåller avvikelseorsakerna ”Sjukdom”, ”Semester”, ”Övrigt”.
Genom att avvikelserna är grupperade på det här sättet går det att skapa rapporter där man kan se vilka orsaker som skapar flest avvikelser till exempel.
Arbetsschema
Ett arbetsschema använder man för att beräkna arbetstid när man schemalägger ett uppdrag. I schemat lägger man in tider som är arbetstid och tider som inte ska vara arbetstid. På så sätt kan man skapa uppdrag som bara hamnar på arbetstid. Har man ett uppdrag som ska utföras efter ett visst antal arbetstimmar är också arbetsschemat ett sätt att beräkna när nästa uppdrag ska skapas.
När man redigerar ett arbetsschema lägger man in en eller flera aktiviteter som har en given starttid, längd och intervall. Man anger också om det ska räknas som arbetstid eller inte. Ordningen på aktiviteterna styr vilken prioritet de har när arbetstid ska beräknas.
Varje aktivitet har ett namn och en valfri beskrivning. Man anger sedan när aktiviteten ska starta (första gången) samt hur länge vi ska fortsätta att generera denna aktivitet i framtiden (har alltså inget med hur lång själva aktiviteten är).
Längden på aktiviteten anger hur lång den är och repeteras anger vilket intervall aktiviteten ska genereras. Sedan anger man om det ska vara arbetstid eller inte.
Det går att skapa scheman på olika sätt, här följer ett exempel på hur man kan lägga upp ett enkelt dagsschema.
I det här fallet har vi först lagt upp all tid som inte är arbetstid. Helgen startar på fredag 16:00 och pågår i 63 timmar till måndag 07:00. Sedan har vi tre raster under dagen och till sist har vi lagt in arbetstid mellan 07:00 och 16:00. Eftersom arbetstiden har lägst prioritet kommer alla raster att ta bort arbetstid under dagen och helgen. Så här ser schemat ut baserat på dessa aktiviteter.
De ljusblåa fälten är arbetstid medan de mörkblå är rast/helg.
Genom att använda ett arbetsschema när man planerar sina schemalagda uppdrag kan man vara säker på att uppdragen bara skapas på arbetstid och att inga uppdrag skapas när de inte ska skapas.
Checklistor
En checklista innehåller en eller flera punkter. Samma checklista går att använda på flera olika uppdrag.
Det finns två olika typer av checklistor:
- Checkbox (flerval)
En punkt i checklistan kan ha tre olika status: ej ikryssad, ikryssad ok, ikryssad ej ok.
När man klickar i en punkt på en checklista blir den markerad med en grön bock. Om man klickar på samma punkt igen så blir den markerad med ett rött streck. På så sätt kan man se vilka punkter som har blivit ikryssade samt vilka som är ok och vilka som inte är ok.
- Radio (enkelt val)
Till skillnad från checkbox så kan man i radio-listan bara välja ett alternativ.
Det är också möjligt att välja att checklistan ska vara obligatorisk. Det innebär att alla punkter måste vara iklickade för att man ska kunna kvittera uppdraget. Väljer man att checklistan ska vara obligatorisk så kommer det att gälla på alla uppdrag som använder sig av checklistan.
Inmatningsmall
Om man vill samla in uppgifter i samband med rapportering av ett uppdrag kan man skapa en inmatningsmall med ett eller flera inmatningsfält. På samma sätt som checklistor kan man använda en inmatningsmall till flera uppdrag.
Här kan man sätta att en eller flera inmatningsfält ska vara obligatoriska. Då måste man fylla i något i dessa fält för att kunna kvittera ett uppdrag. Det gäller på alla uppdrag som använder sig av inmatningsmallen.
Instruktionskategori
På samma sätt som man kan använda områden för att dela in uppdrag på en avdelning, kan man använda instruktionskategorier för att dela in instruktioner i olika kategorier.
Uppdragsdefinitioner
Man skulle kunna säga att en uppdragsdefinition är en mall som ska användas för att skapa uppdrag på uppdragsskärmen. Uppdragsdefinitionen innehåller förutom beskrivning av uppdraget även regler för var det ska visas, vem som får kvittera, när och hur ofta det ska skapas, mm.
Det första man gör är att välja uppdragstyp:
- Driftstopp
Uppdrag som hamnar under fliken Driftstopp på uppdragsskärmen. Dessa uppdrag är tänkta att genomföras om ett driftstopp uppstår. Då kan man se om det är något man kan göra under tiden som driftstoppet pågår. - Engångsjobb
Ett uppdrag som bara ska göras en gång. - Instruktion/rutin
Uppdrag som kommer att visas på uppdragsskärmen under Instruktioner. - Schemalagda
Uppdrag som ska utföras med jämna mellanrum. När ett schemalagt uppdrag kvitteras kommer ett nytt uppdrag att skapas efter de regler som är uppsatta på uppdragsdefinitionen.
Beroende på uppdragstyp finns olika saker man kan ange på uppdragsdefinitionen. Här kommer vi att visa ett exempel på ett schemalagt uppdrag samt en instruktion/rutin.
Schemalagda uppdrag
Välj uppdragstypen ”Schemalagda”.
Rubriken är det som också kommer att visas på knapparna på uppdragsskärmen. Försök att hålla rubriken så kort som möjlig.
Beskrivningen visas när man öppnat uppdraget.
Nästa steg är att välja om man vill ha en checklista och/eller inmatningsfält.
Sedan väljer man vilken avdelning och område uppdraget ska visas på. Om man vill använda samma uppdrag på flera avdelningar måste man skapa en kopia av uppdragsdefinitionen och välja en annan avdelning på den nya. Man kan alltså bara skapa ett uppdrag på en avdelning per uppdragsdefinition.
För att kunna presentera uppdragen per roll så måste man välja en roll samt välja om alla på avdelningen ska kunna kvittera uppdraget eller om bara personal med den valda rollen ska kunna kvittera uppdraget.
Om man vill vara säkrare på att rätt person kvitterar ett uppdrag kan man välja att uppdraget kräver en pinkod vid kvittering.
Om uppdraget är personligt kommer det att visas som ett eget område på uppdragsskärmen. Det är fortfarande möjligt för andra att kvittera uppdraget.
Man kan också välja om en vikarie ska få kvittera uppdraget, då får man skriva in namnet på den som kvitterar i samband med kvittensen.
Det är också möjligt att kräva in en notering eller bild/foto i samband med att man kvitterar ett uppdrag.
Nästa steg är att ställa in när och hur ofta ett uppdrag ska skapas.
Exempel 1 – Inget schema från starttid
Starttiden är tiden då det första uppdraget ska skapas. Slut är hur länge vi ska fortsätta att generera uppdrag. Hur ofta ett uppdrag ska skapas och hur lång tid man har på sig att utföra ett uppdrag styrs av inställningarna under ”Intervall” och ”Utförs inom”.
Om man kryssar i rutan som säger att uppdragsdefinitionen ska gälla för alltid så kommer slutdatumet att sättas tio år framåt i tiden varje gång man sparar uppdragsdefinitionen.
Med start klockan 07:00, 2 december 2024, skapa ett uppdrag som jag har 4 timmar på mig att slutföra (kommer att bli rött på uppdragsskärmen efter kl. 11:00. Om vi kvitterar uppdraget kl. 10:00 den 2 december kommer nästa uppdrag att skapas om 1 dygn från starttiden, alltså kl. 07:00 den 3 december.
Exempel 2 – Inget schema från sluttid
Om vi istället hade valt att kryssa i ”Från sluttid” i exempel 1 så hade nästa uppdrag skapats ett dygn efter tiden det kvitterades, alltså kl. 10:00 den 3:e december.
Exempel 3 – Intervall enligt schema
Fortfarande samma starttid som i de tidigare exemplen. Skillnaden här är att när man kvitterar uppdraget kommer nästa uppdrag att skapas 24 arbetstimmar enligt arbetsschemat efter starttiden 07:00. Om uppdraget kvitteras kl. 10:00 den 2 december 2024 kommer nästa uppdrag att skapas kl. 08:30 den 5 december eftersom vi har 7,5 timmars arbetstid enligt schemat. När detta uppdrag skapas kommer nästa att räknas från 08:30 den 5 december och 24 arbetstimmar framåt.
På samma sätt som i exempel 2 så hade det andra uppdraget skapats 24 arbetstimmar efter kl. 10:00 om vi hade kryssat ifrån sluttid istället.
Exempel 4 – Nytt uppdrag bara på schemalagd arbetstid
Om detta val görs kommer man istället för att beräkna nästkommande uppdrag efter arbetstid att använda kalendertid, men bara om uppdraget hamnar på en schemalagd arbetstid.
Om vi använder samma tider som i föregående exempel så kommer nästkommande uppdrag om de kvitteras varje dag att skapas den 3 december kl. 07:00, sedan den 4 december, 5 december, 6 december. Men uppdraget som kvitteras den 6 december kommer att generera ett uppdrag som skapas den 9 december eftersom den 7:e och 8:e är på helgen när det inte finns någon arbetstid.
Aviseringar
Nästa steg är att bestämma om man ska kunna rapportera in avvikelser kopplade till uppdraget. Vilka avvikelser man kan välja mellan definieras av det område som är valt.
Man kan också ställa in om ett e-postmeddelande ska skickas till den som är ansvarig (antingen för uppdraget eller för avdelningen) och vid vilken aktivitet.
Visning
Normalt skapas ett nytt uppdrag när ett uppdrag blir kvitterat, men det går att välja att skapa ett nytt uppdrag även om föregående uppdrag inte är avslutat. Det bör dock användas med stor försiktighet då risken är att det skapas upp en stor mängd uppdrag.
Det går också att ställa in hur långt i framtiden som ett kommande uppdrag ska visas samt hur länge ett utfört uppdrag ska visas. Om det är ok att starta ett uppdrag i förtid går också det att välja.
Alla uppdrag får automatiskt en QR-kod som man kan skanna med telefonen för att öppna uppdraget.
Kryssar man i rutan ”… enbart från QR-kod” så kommer inte uppdraget att visas på uppdragsskärmen utan bara vara åtkomligt från QR-koden.
Instruktion/Rutin
En instruktion påminner om ett vanligt uppdrag, men har några andra val.
Precis som med ett schemalagt uppdrag så är rubriken det som kommer att visas på knappen och beskrivningen visas när man går in och läser instruktionen.
Kategorin fungerar ungefär på samma sätt som områden, det är ett sätt att kategorisera instruktionerna och gruppera dem på uppdragsskärmen.
Man kan välja om det krävs att man anger en PIN-kod vid kvittering.
Om man kryssar i rutan ”Märk instruktionen som uppdaterad” kommer alla som har läst och kvitterat instruktionen tidigare att måsta göra det igen. Det kommer också att ske om kvittensen är äldre än vad som är angett som giltighetstid.
Om man klickar i att instruktionen är obligatorisk kommer man att få en påminnelse om man kvitterar ett uppdrag och det finns olästa instruktioner på den avdelningen.
Till skillnad från schemalagda uppdrag så kan man välja flera avdelningar om instruktionen gäller för mer än en avdelning. Likaså kan en eller flera roller väljas vilket gör att instruktionen bara finns tillgängliga för de valda rollerna.
Hantering av Felrapporter, Tillbud, Olyckor, m.fl.
Alla typer av inrapporterade ärenden, vare sig det är avvikelser, felrapporter, förbättringsförslag, olyckor, riskobservationer eller tillbud hanteras på ungefär samma sätt.
I respektive lista kan man se de inrapporterade ärendena. När ett ärende har kommit in så är tanken att den som är inloggad som administratör ska kvittera ärendet som ett bevis på att man läst och gjort det som behövs för att hantera det.
Genom att klicka på informationsknappen på respektive ärende kan man läsa detaljerna samt skapa ett eller flera engångsuppdrag med syfte att hantera det inrapporterade ärendet.
Systemanvändare
Det är lätt att blanda ihop systemanvändare med personal som man lägger in i systemet, men det finns några tydliga skillnader.
Systemanvändaren är den som loggar in i systemet medan personalen är de som kvitterar uppdrag. Man kan alltså ha en gemensam användare för en avdelning eller plats som används när man loggar in, och personalen som är kopplad till avdelningen är de som kvitterar uppdrag.
Till systemanvändaren kan man tilldela en roll som styr vad som är tillgängligt efter inloggning. Följande roller finns:
- Administratör
Kommer både åt uppdragsskärmen och administrationssidorna. Kan skapa uppdrag, lägga till personal och avdelningar, mm. samt lägga till fler systemanvändare för sin egen organisation. En administratör kommer åt alla avdelningar och platser som är knutna till organisationen.
- Administration (endast läsrättigheter)
Kommer åt uppdragsskärmen och administrationssidorna, men kan inte göra ändringar på administrationssidorna.
- Administration (kvittens)
Kommer åt uppdragsskärmen och inrapporterade avvikelser, felrapporter, olyckor, tillbud och förbättringsförslag på administrationssidan och kan kvittera dessa.
- Administratör (plats)
Administratör som bara kommer åt de avdelningar som är knutna till administratörens plats.
- Display
Kommer bara åt uppdragsskärmen.
- Display (enbart läsrättigheter)
Kommer bara åt uppdragsskärmen och kan läsa uppdrag, men inte kvittera uppdrag.
- Display (utökade rättigheter)
Som displayanvändaren men kan även skapa uppdrag från inrapporterade avvikelser.
När man skapar en systemanvändare så tilldelar man den en plats (om det finns), en startavdelning (standardavdelning för uppdragsskärmen) samt vilka avdelningar som användaren ska komma åt på uppdragsskärmen.
Kom ihåg att om man lägger till en avdelning så måste man uppdatera alla systemanvändare som ska ha tillgång till den avdelningen så att avdelningen blir valbar. Efter en sådan ändring måste man logga ut och sedan logga in igen för att avdelningen ska bli valbar.