SIDO/de

SIDO ist eine digitale Aufgabenanzeige, die Teil von SawInfo ist.

Einige Hauptmerkmale:

• Alle Arten von geplanten Aufgaben.
• Einfache Bedienung
• Cloud-basiert
• Fehler-/Vorfallberichte
• Anleitungen/Routinen

SIDO kann auf Computern, Mobiltelefonen und Tablets ausgeführt werden. Es ist keine Installation erforderlich, da alles im Browser läuft.

Der Aufgabenbildschirm

Auf dem Aufgabenbildschirm werden die aktuellen Aufgaben für die ausgewählte Abteilung angezeigt.

Der Aufgabenbildschirm ist in Abteilungen und Bereiche unterteilt, die je nach Status der Aufgabe unterschiedliche Farben haben.

• Grün
  Abgeschlossene und bestätigte Aufgaben
• Weiß
  Aufgaben, die zur Bearbeitung offen sind. Sie befinden sich innerhalb des Zeitrahmens, in dem die Aufgabe erledigt werden soll.
• Gelb
  Aufgaben, die in Bearbeitung sind.
• Rot
  Aufgaben, die verzögert sind. Diese sollten bereits abgeschlossen sein, sind aber aus dem einen oder anderen Grund noch nicht abgeschlossen worden.
• Blau
  Aufgaben, deren Beginn für die Zukunft geplant ist, mit denen aber noch nicht begonnen werden kann.

Wie lange und wie viele abgeschlossene (grüne) Aufgaben angezeigt werden und wie weit in der Zukunft eine anstehende Aufgabe (blau) angezeigt werden soll, kann allgemein für eine Abteilung oder individuell bei einer Aufgabe eingestellt werden.

Wenn eine Aufgabe zur Erledigung in bestimmten Abständen eingeplant ist, wird die nächste Aufgabe erstellt, sobald die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist.

Alternativ dazu gibt es Aufgaben die nur einmal erledigt werden sollen. Diese sind nach Erledigung abgeschlossen und es wird keine neue Aufgaben erstellt.

Anweisungen

Unter Anweisungen können Sie verschiedene Arten von Informationen sammeln, die Ihre Mitarbeiter kennen sollten. Das können z.B. Sicherheitsvorschriften, Arbeitsanweisungen, Handbücher oder andere nützliche Informationen sein.

Sie können selbst entscheiden, in welchen Abteilungen eine Anweisung angezeigt werden soll und ob sie obligatorisch ist oder nicht. Sie können die Anweisungen auch kategorisieren, damit sie auf der Seite nach Kategorien dargestellt werden.

Ausfallzeit

Stillstand ist eine spezielle Art von Aufgabe, die ausgeführt werden soll, wenn die Produktion aus irgendeinem Grund zum Stillstand kommt. Dabei kann es sich um Instandhaltungsmaßnahmen handeln, die nicht bei laufender Produktion durchgeführt werden können, oder um eine Maschinenwartung, die nur während eines Stillstands durchgeführt werden kann.

Fälle

Von allen Seiten aus ist es einfach, auf Formulare zuzugreifen, um verschiedene Arten von Fällen zu melden. Diese können von der Art Fehlermeldungen, Verbesserungsvorschläge, Vorfälle und Unfälle sein.

Je nach Typ öffnet sich ein Formular, in dem die Möglichkeit besteht, einen Text zur Beschreibung des Falls einzugeben und Bilder anzuhängen.

Der Fall landet auf der Verwaltungsseite, wo sich die verantwortliche Person kümmert und die entsprechenden Maßnahmen ergreift. Oder der Fall wird als E-Mail an den Abteilungsverantwortlichen oder an den als Fallmanager benannte Person gesendet.

Leanboard

Das Leanboard kann beispielsweise einen Überblick darüber geben, wie viele Aufgaben erledigt wurden, gerade in Arbeit sind oder sich verzögern. Es ist auch möglich, Fehlermeldungen, Unfälle und Vorfälle grafisch anzuzeigen. Sie können Leanboards mit bestimmten vorgegebenen Bausteinen auf der Administrationsseite selbst erstellen.

Aufgaben

Wenn Sie in der Aufgabenmaske auf eine Aufgabe klicken, öffnet sich diese und es werden detaillierte Informationen zur Aufgabe angezeigt. An eine Aufgabe kann eine Checkliste angehängt werden, die eine Reihe von Punkten enthält, die angeklickt werden können. Es ist auch möglich, eine Reihe von Eingabefeldern hinzuzufügen, in die Sie Informationen eingeben können, die zusammen mit der Aufgabe gemeldet werden sollen.

Bei der Bearbeitung der Aufgaben ist es möglich, Bilder anzuhängen und an die Notizen anzuhängen.

Wenn ein Kästchen auf einer Checkliste ankreuzt oder etwas in ein Eingabefeld oder eine Notiz eingeben wird, ist dies sofort gespeichert. Es ist also nicht nötig, einen "Speichern" Button zu drücken.

Eine Diashow kann zeigen, was zur Erfüllung der Aufgabe erwartet wird. Es können auch Dokumente oder Links zu weiteren Informationen angezeigt werden.

Es können auch Abweichungen für eine Aufgabe gemeldet werden. Aus den Abweichungen können dann neue Aufgaben erstellt werden, um diese ebenfalls zu bearbeiten.

Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird diese vom Bearbeiter quittiert. Wenn es sich um eine geplante Aufgabe handelt, wird die nächste Aufgabe auf der Grundlage der Einstellungen in der Aufgabendefinition für die aktuelle Aufgabe erstellt.

Verwaltungsbildschirm

Um Aufgaben zu erstellen, müssen zunächst einige Dinge einrichtet werden. Es muss Abteilungen und Bereiche geben sowie Mitarbeiter, die die Aufgaben abzeichnen.

Wenn an verschiedenen geografischen Standorten mit Sido gearbeitet wird und es Dopplungen bei Abteilungsnamen gibt, kann zur Unterscheidung der jeweilige Standort als übergeordnete Ebene anlegt werden. Ein Standort kann eine oder mehrere Abteilungen haben, wobei jede Abteilung einen oder mehrere Bereiche haben kann.

Allgemein

Auf der Verwaltungsseite wird der Inhalt der Listen in Tabellen dargestellt. Diese Tabellen können sortiert werden, indem man auf die Überschrift der Spalte klickt, nach der sortiert werden soll. Klicken man erneut, wird in umgekehrter Reihenfolge sortiert. Einige Tabellen verfügen auch über Funktionen zum Exportieren des Inhalts nach Excel, zum Kopieren oder Drucken. Es ist auch möglich, Spalten in einigen Tabellen auszublenden.

Man kann auch auswählen, wie viele Ergebnisse angezeigt werden sollen, und auch in der aktuellen Tabelle suchen.

Die folgenden Schaltflächen werden für die Bearbeitung des Inhalts verwendet (Bearbeiten - Kopieren - Löschen):

Viele der Einstellungen in diesem Abschnitt (Abteilungen, Bereiche, Personal usw.) sind voneinander abhängig. Daher kann es notwendig sein, diese in verschiedenen Runden zu aktualisieren. Wenn z.B. eine Abteilung hinzugefügt wird, aber keine Bereiche vorhanden sind, müssen Bereiche hinzufügt werden, um dann zur Abteilung zurückzukehren, um diese auszuwählen.

Standorte

Die Standorte werden nur auf den Verwaltungsseiten verwendet, um Abteilungen, Bereiche, Aufgaben usw. zu unterscheiden. Ein Standort besteht damit nur aus einem Namen und der Möglichkeit, eine verantwortliche Person anzugeben.

Standorte müssen nur verwendet werden wenn die Abteilungen auf verschiedene geografische Standorte unterteilt werden sollen. Ein Standort kann eine oder mehrere Abteilungen haben. Normalerweise müssen Sie nur dann Standorte verwenden, wenn Sie Abteilungen in verschiedenen Standorten gleich benennen wollen.

Abteilungen

Jeder Abteilung werden Mitarbeiter zugewiesen, die in der Abteilung arbeiten und die in der Lage sein sollen, Aufgaben abzuzeichnen. Hier wählt man auch, welche Bereiche für die Abteilung auswählbar sein sollen.

Auf dem Aufgabenbildschirm kann zwischen den verschiedenen Abteilungen gewechselt werden, die für den angemeldeten Benutzer eingerichtet sind.

Für eine Abteilung wird zunächst den Namen der Abteilung eingegeben. Danach wer zuständig ist (aus der Liste der Systemverantwortlicher), und hier wird angekreuzt ob Benachrichtigungen für gemeldete Fälle erhalten werden sollen.

Für die Anzeige auf dem Aufgabenbildschirm können Sie wählen, ob Sie ein zweispaltiges Layout wünschen oder ob jeder Bereich in einer eigenen Zeile angezeigt werden soll.

Es kann auch eine Sortierreihenfolge für die Abteilungen festlegt werden. Dies ist die Reihenfolge der Liste der Abteilungen, die auf dem Aufgabenbildschirm auswählt werden kann. Wenn keine Reihenfolge angegeben wird oder wenn mehrere Abteilungen die gleiche Nummer haben, wird stattdessen nach Namen sortiert.

Wenn Benachrichtigungen an andere Personen als den Abteilungsverantwortlichen gesendet werden sollen, können E-Mail-Adressen für ausgewählte Typen eingegeben werden. Um an mehrere Adressen zu versenden werden die E-Mail-Adressen mit einem Semikolon getrennt aufgelistet.

Die Aufgaben, die auf dem Aufgabenbildschirm angezeigt werden, haben verschiedene Status, je nachdem, ob sie in Bearbeitung, verzögert, anstehend usw. sind. Und hier kann auch entschieden werden, wie diese angezeigt werden sollen.

Die Anzahl der durchgeführten Aufgaben sind die grünen Aufgaben, die auf dem Aufgabenbildschirm bestätigt werden. Hier kann die maximale Anzahl einstellen, die gleichzeitig angezeigt werden soll. Es kann auch festlegen werden, wie lange sie angezeigt werden sollen. In ähnlicher Weise kann festlegt werden, ob und wie lange im Voraus bevorstehende Aufgaben angezeigt werden. Wenn dies bereits in den Aufgaben festgelegt wurde, wird es hier übernommen.

Es kann auch eingestellt werden, wie oft der Aufgabenbildschirm automatisch aktualisiert wird.

Anschließend wird ausgewählt, welche Bereiche in die Abteilung aufgenommen werden sollen und welche Mitarbeiter in der Lage sein sollen, Aufgaben auf dem Aufgabenbildschirm der Abteilung abzuzeichnen. Wenn aktuell keine Bereiche oder Mitarbeiter eingerichtet sind, muss dies zuerst getan werden und im Anschluss dann die Abteilung aktualisiert werden.

Es ist auch möglich, auszuwählen, welche Menüfunktionen auf dem Auftragsbildschirm für die ausgewählte Abteilung verfügbar sein sollen. Normalerweise sind alle Optionen ausgewählt.

Bereiche

Bereiche sind eine Möglichkeit, die Abteilung bei der Planung von Aufgaben weiter zu unterteilen. Man könnte sich zB vorstellen, dass es eine Abteilung für alle Fahrzeuge gibt und dann jedes Fahrzeug oder jeder Fahrzeugtyp ein eigener Bereich sein könnte.

Ein Bereich ist also eine Untergruppierung einer Abteilung. Eine Abteilung kann somit mehrere Bereiche haben. Ein Bereich kann ebenfalls zu mehreren Abteilungen gehören. Es ist zum Beispiel denkbar, dass es eine Abteilung für alle Fahrzeuge gibt, wobei jedes Fahrzeug oder jeder Fahrzeugtyp ein eigener Bereich sein könnte.

Und wie bei den Abteilungen wird ein Name vergeben und ein Verantwortlicher bestimmt.

Es ist möglich, ein Gebiet mit einem geografischen Ort zu verknüpfen, und dann können Sie nur die Bereiche von Abteilungen mit demselben Ort auswählen.

Die Sortierreihenfolge kann verwendet werden, wenn die Bereiche in einer bestimmten Reihenfolge dargestellt werden sollen, ansonsten werden sie nach Namen sortiert.

In Bereiche kann auch ausgewählt werden, welche Abweichungsgruppen für die Abweichungsmeldung zur Verfügung stehen sollen. Abweichungsgruppen werden unter dem Menüpunkt Abweichungen angelegt.

Standorte – Abteilungen – Bereiche, ein Beispiel

Scenario 1

Sie wollen nur Aufgaben für einen Standort hinterlegen. Hier sollen Fahrzeuginspektionen für Lastkraftwagen und Gabelstapler durchgeführt werden.

Zunächst wird eine Abteilung "Fahrzeuge" erstellt, und dann zwei Bereiche, 1) Lastkraftwagen 2) Gabelstapler

Beim Erstellen einer Aufgabe wird dann die Abteilung ausgewählt und danach die Bereiche, die für diese Abteilung zur Verfügung stehen.

Scenario 2

Das Unternehmen befindet sich an zwei verschiedenen geografischen Standorten (Standort 1 und Standort 2). An diesen Standorten sollen Fahrzeuginspektionen an Lastkraftwagen und Gabelstaplern durchgeführt werden.

In diesem Fall werden zwei Standorte eingerichtet, Standort 1 und Standort 2, und an jedem Standort wird eine Fahrzeugabteilung eingerichtet. Es wird also zwei Fahrzeugabteilungen geben, die jedoch mit unterschiedlichen Standorten verbunden sind. Auf die gleiche Weise werden die Bereiche Lkw und Gabelstapler eingerichtet. Diese sind ebenfalls mit dem Standort verknüpft, so dass also insgesamt vier Bereiche angelegt werden.

Später, beim erstellen einer Aufgabe, wird ein Standort ausgewählt und hierzu dann die auswählbaren Abteilungen. Wenn Sie eine Abteilung auswählen, können Sie die Bereiche der Abteilung auswählen.

Rollen

Auf dem Aufgabenbildschirm können die Aufgaben entweder nach Bereich oder nach Rolle gruppiert werden. Mitarbeiter können einer oder mehreren Rollen angehören.

Bei der Erstellung einer Aufgabe können Sie festlegen, dass nur Mitarbeiter mit einer bestimmten Rolle eine Aufgabe unterzeichnen können.

Eine Rolle kann ebenfalls für eine Aufgabe verantwortlich sein. In diesem Fall erhalten alle Mitglieder die dieser Rolle angehören, Benachrichtigungen, es sei denn, in der Abteilung wurde etwas anderes eingerichtet.

Wenn eine Rolle bearbeitet wird, werden die Personen ausgewählt, die einbezogen werden sollen.

Personal

Alle Personen, die Aufgaben abzeichnen können sollen, werden unter Personal aufgeführt. Eine Person kann einer oder mehreren Abteilungen angehören und Teil einer oder mehrerer Rollen sein.

Es wird der Name und eine E-Mail angegeben und ausgewählt zu welchen Abteilungen die Person Zugang haben soll. Der Standort steuert, welche Abteilungen in der Liste angezeigt werden, und wird nur verwendet, wenn Sie mit mehreren verschiedenen geografischen Standorten arbeiten.

Auch die Rollen, denen die Person angehören soll, werden hier ausgewählt.

Schließlich kann ein PIN-Code eingegeben werden, mit dem die Person Anweisungen und Aufträge abzeichnen kann, wenn diese dies erfordern.

Abweichungen

Wenn eine Abweichung für eine Aufgabe gemeldet werden soll, muss eine Abweichungsursache ausgewählt werden. Diese Abweichungsursachen werden in einer Abweichungsgruppe gruppiert, die dann mit einem oder mehreren Bereichen verknüpft werden kann. Wenn man sich in einer Aufgabe befinden und eine Abweichung melden möchten, kann man aus den Abweichungsursachen wählen, die mit der aktuellen Aufgabe über ihren Bereich verknüpft sind.

Es kann zum Beispiel eine Abweichungsgruppe mit dem Namen „Personalmangel“ erstellt werden, die die Abweichungsursachen „Krankheit“, ‚Urlaub‘ und „Sonstiges“ enthält.

Durch diese Gruppierung der Abweichungen ist es möglich, Berichte zu erstellen, aus denen hervorgeht, welche Ursachen z. B. die meisten Abweichungen verursachen.

Arbeitszeitplan

Ein Arbeitszeitplan wird verwendet, um die Arbeitszeit bei der Planung einer Aufgabe zu berechnen. In den Zeitplan geben Sie Zeiten ein, die Arbeitszeiten sind, und Zeiten, die keine Arbeitszeiten sein sollen. Auf diese Weise können Sie Aufgaben erstellen, die nur in die Arbeitszeit fallen. Wenn eine Aufgabe nach einer bestimmten Anzahl von Arbeitsstunden abgeschlossen sein soll, dient der Arbeitszeitplan auch zur Berechnung, wann die nächste Aufgabe erstellt werden soll.

Bei der Bearbeitung eines Arbeitszeitplans geben Sie eine oder mehrere Aktivitäten ein, die eine bestimmte Startzeit, Dauer und ein bestimmtes Intervall haben. Sie geben auch an, ob sie als Arbeitszeit zählen sollen oder nicht. Die Reihenfolge der Aktivitäten bestimmt die Priorität, die sie bei der Berechnung der Arbeitszeit haben.

Jede Aktivität hat einen Namen und eine optionale Beschreibung. Es wird dann angegeben, wann die Aktivität beginnen soll (das erste Mal) und wie lange diese Aktivität in der Zukunft generieren werden soll (es hat also nichts damit zu tun, wie lang die Aktivität selbst ist).

Die Länge der Aktivität gibt an, wie lang sie ist, und die Wiederholung gibt an, in welchen Abständen die Aktivität erzeugt werden soll. Dann wird angegeben, ob es sich um Arbeitszeit handeln soll oder nicht.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zeitpläne zu erstellen. Hier ist ein Beispiel für die Erstellung eines einfachen Tagesplans.

In diesem Fall haben wir zunächst alle arbeitsfreien Zeiten zusammengezählt. Das Wochenende beginnt am Freitag um 16:00 Uhr und dauert 63 Stunden bis Montag um 07:00 Uhr. Dann haben wir drei Pausen während des Tages und schließlich haben wir die Arbeitszeit zwischen 07:00 und 16:00 Uhr addiert. Da die Arbeitszeit die niedrigste Priorität hat, wird durch alle Pausen Arbeitszeit während des Tages und am Wochenende weggenommen. So sieht der Zeitplan auf der Grundlage dieser Aktivitäten aus.

Die hellblauen Felder sind die Arbeitszeiten, die dunkelblauen die Pausen/Wochenenden.

Wenn Sie bei der Planung Ihrer geplanten Aufgaben einen Arbeitszeitenplan verwenden, können Sie sicher sein, dass Aufgaben nur während der Arbeitszeit erstellt werden und dass keine Aufgaben erstellt werden, wenn sie nicht fällig sind.

Checklisten

Eine Checkliste enthält einen oder mehrere Punkte. Dieselbe Checkliste kann für mehrere verschiedene Aufgaben verwendet werden.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Checklisten:

• Checkbox (Multiple Choice)
  

Ein Punkt in der Checkliste kann drei verschiedene Status haben: nicht angekreuzt, angekreuzt ok, angekreuzt nicht ok.
Wenn Sie einen Punkt in einer Checkliste anklicken, wird er mit einem grünen Häkchen markiert. Wenn Sie denselben Punkt erneut anklicken, wird er mit einer roten Linie markiert. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Punkte angekreuzt wurden und welche in Ordnung sind und welche nicht.

• Radio (Einzelauswahl)‚
  Im Gegensatz zum Kontrollkästchen kann man in der Radioliste nur eine Option auswählen.
  Datei:SIDO_radio.png

Sie können auch festlegen, dass die Checkliste obligatorisch ist. Das bedeutet, dass alle Punkte angekreuzt werden müssen, um die Aufgabe abzeichnen zu können. Wenn Sie die Checkliste als obligatorisch einstufen, gilt dies für alle Aufgaben, die die Checkliste verwenden.

Eingabevorlage

Wenn Sie für einen Rapport über eine Aufgabe Daten sammeln möchten, können Sie eine Eingabemaske mit einem oder mehreren Eingabefeldern erstellen. Ähnlich wie bei Checklisten kann eine Eingabemaske für mehrere Aufgaben verwendet werden.

Hier können Sie ein oder mehrere Eingabefelder als Pflichtfelder festlegen. Dann müssen Sie in diesen Feldern etwas eintragen, um eine Aufgabe abschließen zu können. Dies gilt für alle Aufgaben, die die Eingabemaske verwenden.

Anweisungstyp

Genauso wie Bereiche zur Kategorisierung von Aufgaben innerhalb einer Abteilung verwendet werden können, können Unterweisungskategorien zur Kategorisierung von Anweisungen verwendet werden.

Definition von Aufgaben

Man könnte sagen, dass eine Aufgabendefinition eine Vorlage ist, die zum Erstellen von Aufgaben auf dem Aufgabenbildschirm verwendet wird. Neben der Beschreibung der Aufgabe enthält die Aufgabendefinition auch Regeln dafür, wo sie angezeigt werden soll, wer sie unterzeichnen kann, wann und wie oft sie erstellt werden soll usw.

Als Erstes muss die Art des Auftrags ausgewählt werden:

• 'Ausfallzeit'
  Aufgaben, die auf dem Aufgabenbildschirm unter die Registerkarte Ausfallzeit fallen. Diese Aufgaben sind dafür gedacht, dass sie ausgeführt werden, wenn es zu einer Ausfallzeit kommt. Dann können diese angezeigt und während der Ausfallzeit bearbeitet werden.
• Einmalige Aufgabe
  Eine Aufgabe, die nur einmalig erledigt werden soll.
• Anweisung/Routine
  Aufgabe, die auf dem Aufgabenbildschirm unter Anweisungen erscheint.
• Geplante
  Aufgaben, die in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden. Wenn eine geplante Aufgabe bestätigt wird, wird direkt eine neue Aufgabe nach den in der Aufgabendefinition festgelegten Regeln erstellt.

Je nach Art der Aufgabe können Sie in der Aufgabendefinition unterschiedliche Angaben machen. Hier zeigen wir ein Beispiel für eine geplante Aufgabe und eine Anweisung/Routine.

Geplante Aufgaben

Wählen Sie die Aufgabenart „Geplant“.

Die Rubrik ist das, was auch auf den Schaltflächen auf dem Aufgabenbildschirm erscheinen wird. Versuchen Sie, den Titel so kurz wie möglich zu halten.

Die Beschreibung wird angezeigt, wenn Sie die Aufgabe öffnen.

Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie eine Checkliste und/oder Eingabefelder wünschen.

Dann wählen Sie die Abteilung und den Bereich, in dem die Aufgabe angezeigt werden soll. Wenn Sie dieselbe Aufgabe in mehreren Abteilungen verwenden möchten, müssen Sie eine Kopie der Aufgabendefinition erstellen und in der neuen eine andere Abteilung auswählen. Sie können nur eine Zuordnung in einer Abteilung pro Zuordnungsdefinition erstellen.

Um die Aufgaben pro Rolle darstellen zu können, müssen Sie eine Rolle auswählen und festlegen, ob jeder in der Abteilung die Aufgabe unterschreiben kann oder ob nur Mitarbeiter mit der ausgewählten Rolle die Aufgabe unterschreiben können.

Wenn Sie sicherer sein wollen, dass die richtige Person eine Aufgabe abzeichnet, können Sie festlegen, dass die Aufgabe beim Abzeichnen einen PIN-Code erfordert.

Wenn es sich um eine persönliche Aufgabe handelt, wird sie in einem separaten Bereich auf dem Aufgabenbildschirm angezeigt. Es ist aber weiterhin möglich, dass andere die Aufgabe bestätigen.

Sie können auch wählen, ob ein Vertreter für die Aufgabe abschließen darf. In diesem Fall können Sie den Namen der Person eingeben, die in Verbindung mit der Aufgabe diese quittieren darf.

Es ist auch möglich, bei der Unterzeichnung einer Aufgabe eine Notiz oder ein Bild/Foto zu verlangen.

Im nächsten Schritt wird festgelegt, wann und wie oft eine Aufgabe erstellt werden soll.

Exempel 1 – Inget schema från starttid

Starttiden är tiden då det första uppdraget ska skapas. Slut är hur länge vi ska fortsätta att generera uppdrag. Hur ofta ett uppdrag ska skapas och hur lång tid man har på sig att utföra ett uppdrag styrs av inställningarna under ”Intervall” och ”Utförs inom”.

Om man kryssar i rutan som säger att uppdragsdefinitionen ska gälla för alltid så kommer slutdatumet att sättas tio år framåt i tiden varje gång man sparar uppdragsdefinitionen.

Med start klockan 07:00, 2 december 2024, skapa ett uppdrag som jag har 4 timmar på mig att slutföra (kommer att bli rött på uppdragsskärmen efter kl. 11:00. Om vi kvitterar uppdraget kl. 10:00 den 2 december kommer nästa uppdrag att skapas om 1 dygn från starttiden, alltså kl. 07:00 den 3 december.

Exempel 2 – Inget schema från sluttid

Om vi istället hade valt att kryssa i ”Från sluttid” i exempel 1 så hade nästa uppdrag skapats ett dygn efter tiden det kvitterades, alltså kl. 10:00 den 3:e december.

Exempel 3 – Intervall enligt schema

Fortfarande samma starttid som i de tidigare exemplen. Skillnaden här är att när man kvitterar uppdraget kommer nästa uppdrag att skapas 24 arbetstimmar enligt arbetsschemat efter starttiden 07:00. Om uppdraget kvitteras kl. 10:00 den 2 december 2024 kommer nästa uppdrag att skapas kl. 08:30 den 5 december eftersom vi har 7,5 timmars arbetstid enligt schemat. När detta uppdrag skapas kommer nästa att räknas från 08:30 den 5 december och 24 arbetstimmar framåt.

På samma sätt som i exempel 2 så hade det andra uppdraget skapats 24 arbetstimmar efter kl. 10:00 om vi hade kryssat ifrån sluttid istället.

Exempel 4 – Nytt uppdrag bara på schemalagd arbetstid

Om detta val görs kommer man istället för att beräkna nästkommande uppdrag efter arbetstid att använda kalendertid, men bara om uppdraget hamnar på en schemalagd arbetstid.

Om vi använder samma tider som i föregående exempel så kommer nästkommande uppdrag om de kvitteras varje dag att skapas den 3 december kl. 07:00, sedan den 4 december, 5 december, 6 december. Men uppdraget som kvitteras den 6 december kommer att generera ett uppdrag som skapas den 9 december eftersom den 7:e och 8:e är på helgen när det inte finns någon arbetstid.

Aviseringar

Nästa steg är att bestämma om man ska kunna rapportera in avvikelser kopplade till uppdraget. Vilka avvikelser man kan välja mellan definieras av det område som är valt.

Man kan också ställa in om ett e-postmeddelande ska skickas till den som är ansvarig (antingen för uppdraget eller för avdelningen) och vid vilken aktivitet.

Visning

Normalt skapas ett nytt uppdrag när ett uppdrag blir kvitterat, men det går att välja att skapa ett nytt uppdrag även om föregående uppdrag inte är avslutat. Det bör dock användas med stor försiktighet då risken är att det skapas upp en stor mängd uppdrag.

Det går också att ställa in hur långt i framtiden som ett kommande uppdrag ska visas samt hur länge ett utfört uppdrag ska visas. Om det är ok att starta ett uppdrag i förtid går också det att välja.

Alla uppdrag får automatiskt en QR-kod som man kan skanna med telefonen för att öppna uppdraget.

Kryssar man i rutan ”… enbart från QR-kod” så kommer inte uppdraget att visas på uppdragsskärmen utan bara vara åtkomligt från QR-koden.

Instruktion/Rutin

En instruktion påminner om ett vanligt uppdrag, men har några andra val.

Precis som med ett schemalagt uppdrag så är rubriken det som kommer att visas på knappen och beskrivningen visas när man går in och läser instruktionen.

Kategorin fungerar ungefär på samma sätt som områden, det är ett sätt att kategorisera instruktionerna och gruppera dem på uppdragsskärmen.

Man kan välja om det krävs att man anger en PIN-kod vid kvittering.

Om man kryssar i rutan ”Märk instruktionen som uppdaterad” kommer alla som har läst och kvitterat instruktionen tidigare att måsta göra det igen. Det kommer också att ske om kvittensen är äldre än vad som är angett som giltighetstid.

Om man klickar i att instruktionen är obligatorisk kommer man att få en påminnelse om man kvitterar ett uppdrag och det finns olästa instruktioner på den avdelningen.

Till skillnad från schemalagda uppdrag så kan man välja flera avdelningar om instruktionen gäller för mer än en avdelning. Likaså kan en eller flera roller väljas vilket gör att instruktionen bara finns tillgängliga för de valda rollerna.

Hantering av Felrapporter, Tillbud, Olyckor, m.fl.

Alla typer av inrapporterade ärenden, vare sig det är avvikelser, felrapporter, förbättringsförslag, olyckor, riskobservationer eller tillbud hanteras på ungefär samma sätt.

I respektive lista kan man se de inrapporterade ärendena. När ett ärende har kommit in så är tanken att den som är inloggad som administratör ska kvittera ärendet som ett bevis på att man läst och gjort det som behövs för att hantera det.

Genom att klicka på informationsknappen på respektive ärende kan man läsa detaljerna samt skapa ett eller flera engångsuppdrag med syfte att hantera det inrapporterade ärendet.

Systemanvändare

Det är lätt att blanda ihop systemanvändare med personal som man lägger in i systemet, men det finns några tydliga skillnader.

Systemanvändaren är den som loggar in i systemet medan personalen är de som kvitterar uppdrag. Man kan alltså ha en gemensam användare för en avdelning eller plats som används när man loggar in, och personalen som är kopplad till avdelningen är de som kvitterar uppdrag.

Till systemanvändaren kan man tilldela en roll som styr vad som är tillgängligt efter inloggning. Följande roller finns:

• Administratör
  Kommer både åt uppdragsskärmen och administrationssidorna. Kan skapa uppdrag, lägga till personal och avdelningar, mm. samt lägga till fler systemanvändare för sin egen organisation. En administratör kommer åt alla avdelningar och platser som är knutna till organisationen.

• Administration (endast läsrättigheter)
  Kommer åt uppdragsskärmen och administrationssidorna, men kan inte göra ändringar på administrationssidorna.

• Administration (kvittens)
  Kommer åt uppdragsskärmen och inrapporterade avvikelser, felrapporter, olyckor, tillbud och förbättringsförslag på administrationssidan och kan kvittera dessa.

• Administratör (plats)
  Administratör som bara kommer åt de avdelningar som är knutna till administratörens plats.

• Display
  Kommer bara åt uppdragsskärmen.

• Display (enbart läsrättigheter)
  Kommer bara åt uppdragsskärmen och kan läsa uppdrag, men inte kvittera uppdrag.

• Display (utökade rättigheter)
  Som displayanvändaren men kan även skapa uppdrag från inrapporterade avvikelser.

När man skapar en systemanvändare så tilldelar man den en plats (om det finns), en startavdelning (standardavdelning för uppdragsskärmen) samt vilka avdelningar som användaren ska komma åt på uppdragsskärmen.

Kom ihåg att om man lägger till en avdelning så måste man uppdatera alla systemanvändare som ska ha tillgång till den avdelningen så att avdelningen blir valbar. Efter en sådan ändring måste man logga ut och sedan logga in igen för att avdelningen ska bli valbar.